Procedimiento de Eliminación de Datos Personales

1. Canal Oficial de Solicitud

Para iniciar una solicitud de eliminación de datos personales o de cierre de cuenta, el titular debe enviar una comunicación escrita al canal oficial exclusivo de privacidad:

Correo electrónico: privacidad@smilehub.dental

En el mensaje se recomienda indicar en el asunto "Solicitud de Eliminación de Datos Personales", señalando el nombre completo del titular, el correo electrónico o teléfono asociado a su cuenta en SmileHub y el detalle de los datos o perfiles cuya supresión solicita.

2. Verificación de Identidad

Con el fin de resguardar la confidencialidad y seguridad de la información, y prevenir la eliminación no autorizada o fraudulenta de cuentas por parte de terceros, SmileHub requiere la verificación fehaciente de la identidad del titular (o la acreditación del poder de representación legal, según corresponda) antes de ejecutar cualquier acción sobre los datos.

La verificación podrá realizarse mediante validación desde la dirección de correo electrónico registrada en la cuenta y/o solicitando antecedentes adicionales estrictamente necesarios para confirmar la titularidad.

3. Alcance de la Solicitud

El procedimiento de eliminación comprende los datos personales bajo administración de la plataforma:

• Credenciales de acceso, perfil de usuario y preferencias de contacto en SmileHub.
• Identificadores o vinculaciones de autenticación y canales de comunicación asociados a la cuenta.
• Datos de contacto e historial operativo de uso dentro de la plataforma que no estén afectos a un deber legal de conservación.

4. Eliminación o Anonimización

Una vez validada la identidad del solicitante y verificada la procedencia de la solicitud, SmileHub procederá a:

• Eliminación definitiva: Supresión de los registros personales identificables y desactivación permanente de las credenciales de acceso asociadas.
• Anonimización irreversible: En aquellos registros técnicos u operacionales cuya estructura sea necesaria para mantener la integridad referencial del sistema, los atributos identificables del titular serán reemplazados o disociados de forma irreversible, de modo que no sea posible volver a identificar a la persona.

5. Excepciones de Retención Legal, Clínica, Financiera y de Auditoría

El derecho de supresión o eliminación no resulta aplicable a aquellos datos que deban ser conservados en cumplimiento de obligaciones legales, sanitarias, tributarias o de seguridad vigentes en la República de Chile:

• Retención clínica y sanitaria: Conforme a la Ley N° 20.584 y al D.S. N° 41/2012 del Ministerio de Salud (MINSAL), las fichas clínicas, diagnósticos, odontogramas, recetas y antecedentes asistenciales son custodiados legalmente por el prestador de salud respectivo y están sujetos al deber obligatorio de conservación sanitaria, no pudiendo ser eliminados por solicitud simple.
• Retención financiera y tributaria: Los registros de facturación, cobros, transacciones y respaldos contables asociados al cumplimiento de obligaciones tributarias se conservan conforme a la legislación tributaria chilena.
• Retención legal y de auditoría: Las evidencias de aceptación contractual o de consentimiento digital, así como las bitácoras de seguridad y auditoría técnica necesarias para acreditar el cumplimiento normativo, prevenir fraudes o responder ante requerimientos de autoridades competentes, se mantienen bajo acceso restringido y bloqueo respecto de usos comerciales.

6. Confirmación Final

Una vez concluido el procesamiento de la solicitud, SmileHub enviará una confirmación final por escrito al correo electrónico del solicitante, informando el resultado del requerimiento, el detalle de los datos eliminados o anonimizados y, cuando corresponda, las categorías de información que permanecen sujetas a conservación obligatoria por mandato legal, clínico, financiero o de auditoría.